Необходимость в утилизации документов с истекшим сроком хранения рано или поздно возникает в каждой компании и организации. Архивы, загроможденные документацией, время от времени приходится освобождать, чтобы найти место для размещения новых бумаг. С внедрением электронного документооборота ситуация улучшилась, однако распечатанные договора, акты и прочие документы все равно повсеместно используются даже сегодня. Если срок их хранения истек, утилизация возможна, но так как в архивном деле нет понятия старой документации, ее необходимо пересмотреть и выделить ту, которая действительно может быть уничтожена.
Документы, подлежащие утилизации
Прежде чем описывать порядок утилизации документов с истекшим сроком хранения, важно отметить, что ключевую роль в данном случае играют сроки. Вывозить из архива любые бумаги нельзя – это чревато административным наказанием в виде штрафа на сумму 200-300 тыс. руб., прописанного в ст.13.25 КоАП РФ. Ответственность возлагается на каждое юрлицо, если оно не предоставит тот или иной документ по первому требованию контролирующей инстанции по причине утраты или уничтожения. Именно поэтому нельзя утилизировать документы бездумно. Прежде чем приступать к выполнению данной процедуры, необходимо внимательно изучить соответствующие нормативно-правовые акты и правила утилизации документов с истекшим сроком хранения.
Порядок уничтожения
Отправить документацию на уничтожение сразу после обнаружения того факта, что срок ее хранения истек, нельзя. Вначале необходимо выполнить экспертизу ценности, при которой важную роль, помимо сроков хранения, играет целый ряд других факторов. Часты случаи, когда даже бумаги с истекшим сроком могут понадобиться для нормальной работы предприятия (документы представляют собой научную ценность или имеют огромное значение с исторической точки зрения). Вот почему экспертиза ценности необходима – она определяет тот факт, способны те или иные бумаги пригодиться в будущем, или же они подлежат утилизации.
Как утилизировать документы с истекшим сроком хранения: кратко – об экспертной комиссии
Каждой отправке документации на уничтожение предшествует заседание экспертной комиссии и проведение упомянутой выше экспертизы ценности. Комиссия создается в компании и организации одновременно с учреждением архива. Функции секретаря в ней выполняет архивариус, руководителем становится топ-менеджер, руководящий делопроизводителями, или директор, занимающийся решением общих вопросов. Если в штате таких людей нет, приказ о создании ЭК подписывает директор. Соответствующий приказ регламентирует работу нового коллегиального органа и указывает план его дальнейшей деятельности. Бывают случаи, когда дата создания экспертной комиссии в приказе не указывается, в таких ситуациях следует считать, что моментом учреждения данного органа является день подписания приказа.
Комиссия, о которой идет речь, представляет собой совещательный коллегиальный орган, функционирующий при гендиректоре. Это значит, что в ее состав входят должностные лица – сотрудники разных отделов, однако они не имеют права принимать решения, а лишь рекомендуют руководству выполнить ту или иную операцию с документами. Архивариус досконально владеет информацией относительно документов управления, но кроме них в архиве каждой компании, каждого предприятия содержится кипа бумаг по налоговой и бухгалтерской отчетности, по решению кадровых вопросов и по сопровождению профессиональной деятельности инстанции.
Каждое из упомянутых направлений представляет собой отдельную систему, разобраться в которой способны лишь профильные специалисты. Этим объясняется необходимость создания экспертной комиссии – решения об утилизации архивных документов с истекшим сроком должны приниматься на собрании компетентных должностных лиц, каждое из которых является специалистом в своей отрасли.
Главная задача ЭК – ежегодно выполнять сортировку хранящихся в архиве бумаг и определять, какие из них следует оставить, а какие можно уничтожить в соответствии с действующим законодательством.
Когда речь идет об организациях, являющихся источником материалов для формирования госархива, экспертная комиссия, помимо всего прочего, сотрудничает с ЭК архивного учреждения, согласовывает с ним описи, номенклатурные дела, оговаривает изменения сроков хранения документации.
В состав любой экспертной комиссии должны входить:
- руководитель отдела кадров;
- глава юр. отдела;
- главный бухгалтер;
- специалист, разбирающийся в основном направлении работы компании либо организации. Его задача – выполнять оценку ключевой профильной деятельности.
По результатам каждого заседания комиссии составляется протокол, который подписывается всеми ее членами.
Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения: алгоритм действий в ходе проведения первой экспертизы ценности
Наиболее длительной и трудозатратной процедурой является первая ЭЦ. Она требует внимательного изучения документов, скопившихся за годы работы организации, и выполняется поэтапно:
- Выделение документов, подлежащих экспертизе. Данный этап не требует участия членов ЭК, за него отвечает делопроизводитель компании либо архивариус, а также ответственные лица отдельных подразделений. Их задача – разделить документы на две стопки – те, делопроизводство по которым завершено до начала текущего отчетного периода, и те, которые на момент проведения экспертизы находятся в работе.
- Сортировка документации в хронологической последовательности (касается экспертизы, проводимой впервые). Документы делят по годам, а руководит процессом архивариус и сотрудники отделов.
- Собственно экспертиза при участии всех членов экспертной комиссии, которые изучают подготовленные на предыдущих этапах бумаги и выносят решение о том, представляют ли они ценность. Далее документы, которые были отмечены как такие, которые «могут быть уничтожены», направляются на изучение архивариусом. Его задача – определить, истекли у указанных документов сроки хранения или нет.
- Оформление результатов, их фиксация в описи и в акте о выделении документации, направляющейся на уничтожение.
- Согласование описей и актов, их принятие на заседании ЭК. После изучения документов каждый член комиссии согласуют акт и описи, отправляя их на утверждение гендиректору.
- Оформление бумаг для последующего хранения или уничтожения. Документация, по которой принято решение о дальнейшем хранении, остается в компании, все остальное направляется на уничтожение.
Процесс утилизации документов с истекшим сроком
В большинстве случаев утилизация архивных документов с истекшим сроком хранения выполняется методом измельчения в специальных приспособлениях (шредерах) или путем сжигания. Измельчать разрешается лишь при условии, что восстановить документы и узнать их содержимое будет невозможно. Выбрасывать документацию в мусорный бак нельзя, как нельзя рвать ее, использовать для растопки или в других целях.
На современном рынке работают компании, предоставляющие профессиональные услуги по утилизации бухгалтерских документов с истекшим сроком. Большинство из них уничтожают бумаги путем измельчения, а получившиеся, таким образом, отходы отправляют в утиль – сдают как макулатуру для использования в качестве вторсырья, чем частично возмещают свои расходы. По желанию клиента такие организации записывают процесс уничтожения на видео либо выполняют его в присутствии представителя заказчика.
Сотрудничество с подобными организациями регламентируется договором, составляемым в индивидуальном порядке. Форма договора предоставляется клиенту для ознакомления на стадии обсуждения процедуры дальнейшего сотрудничества. Задача архивариуса или делопроизводителя – убедиться в наличии в договоре пункта о соблюдении исполнителем конфиденциальности подвергаемых утилизации бумаг. Дело в том, что среди документов могут быть такие, которые содержат в себе коммерческую тайну, информацию, не подлежащую разглашению.
Если такая возможность существует, уничтожить бумаги с истекшим сроком хранения разрешается собственными силами. Это касается случаев, когда в распоряжении компании имеется промышленный шредер (обычный кабинетный измельчитель с этой задачей не справится – мощности не хватит) или печь, которую можно использовать для сжигания.
